KI-Leitlinien bei der EDG Dortmund: Gemeinsam Orientierung schaffen – von IT bis Betriebsrat
Wie lässt sich Künstliche Intelligenz (KI) im Unternehmen einführen, ohne Vorbehalte zu verstärken und dabei alle relevanten Stakeholder von Anfang an mitzunehmen? Genau diese Frage haben wir mit der EDG Entsorgung Dortmund GmbH bearbeitet – gemeinsam mit Betriebsrat, IT, Personal-, Kommunikation- und Rechtsabteilung sowie Mitgliedern der Jugend- und Auszubildenden-Vertretung (JAV). Ergebnis unserer Beratung: eine praxistaugliche KI-Leitlinie, die Orientierung gibt, Vertrauen schafft und die nächsten Schritte für den KI-Einsatz ermöglicht.
Die EDG Entsorgung Dortmund GmbH ist für die Abfallentsorgung, den Winterdienst sowie die Stadtbildpflege zuständig. Sie erbringt damit zentrale Dienstleistungen für das öffentliche Leben – täglich und stadtweit. Als kommunales Entsorgungsunternehmen in Dortmund, beschäftigt sich auch die EDG mit den Möglichkeiten und Herausforderungen Künstlicher Intelligenz. KI wird dabei vor allem als Chance für die Mitarbeitenden gesehen sowie als Verbesserung der Dienstleistungen und Services für die Bürger:innen der Stadt Dortmund.
Zugleich ist man sich auch über die Herausforderungen im Umgang mit KI bewusst und darüber, dass KI nur dann im Unternehmen wirklich ankommen kann, wenn Orientierung, Transparenz und Beteiligung gegeben sind. Gemeinsam mit uns als Zukunftszentrum KI NRW ist die EDG das Thema daher strukturiert angegangen. Ziel war es, KI-Wissen aufzubauen, Vorbehalte abzubauen und einen verlässlichen Rahmen in Form von KI-Leitlinien für den verantwortungsvollen Einsatz von KI zu schaffen.
Ausgangslage: Herausforderungen und Beratungsbedarfe
Bei der EDG gab es früh Interesse daran, KI-Potenziale auszuloten, um zukunftsfähig zu bleiben. Im Fokus stehen dabei die Mitarbeitenden, welche mithilfe von KI unterstützt werden können, indem Arbeitsschritte vereinfacht, optimiert und monotone Tätigkeiten reduziert werden. Auch die Vorteile für die Bürger:innen der Stadt Dortmund werden gesehen, da der Service verbessert und Dienstleistungen effizienter erbracht werden können.
„KI wird bei uns als große Chance gesehen, um Prozesse zu optimieren und unsere Beschäftigten zu unterstützen.“
Daniel Kolle (Abteilungsleiter GF-Büro/Kommunikation/Strat. Unternehmensentwicklung)
Gleichzeitig zeigte sich, dass neben Neugier auch Sorgen und Vorbehalte in der Belegschaft bestehen. Veränderung läuft nicht immer automatisch reibungslos, vor allem dann nicht, wenn noch keine gemeinsame Wissensbasis zu der Thematik geschaffen wurde oder unklar ist, welche Regeln gelten sollen.
Im Kern der Beratung stand daher die Frage: Wie schaffen wir einen verantwortungsvollen Rahmen für KI, der Orientierung und Vertrauen aufbaut? Dieser Rahmen sollte durch a) Wissensaufbau zum Thema KI und b) die Erarbeitung von internen KI-Leitlinien geschaffen werden.
| Was sind KI-Leitlinien? KI-Leitlinien sind unternehmensinterne, freiwillige Wertegrundsätze für den Umgang mit Künstlicher Intelligenz. Sie beschreiben, welche Werte und Prinzipien ein Unternehmen beim Einsatz von KI verfolgt (z. B. Transparenz, Fairness, Datenschutz, menschliche Verantwortung) und geben damit Orientierung für Entscheidungen und Verhalten |
So hat das Zukunftszentrum KI NRW unterstützt: Ein Jahr strukturierte Begleitung
Statt einzelner Impulsvorträge ging es um einen gemeinsamen Prozess, der zur EDG passt; mit Beteiligung, Praxisbezug und klaren Ergebnissen. Über ein Jahr hinweg haben wir dafür die interne Projektgruppe mit den folgenden vier Bausteinen unserer Beratung begleitet:
Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die Zusammensetzung der Projektgruppe. Statt KI nur als IT-Thema zu behandeln, setzte die EDG auf unterschiedliche Perspektiven aus Betriebsrat, IT-, Personal- und Rechtsabteilung sowie JAV-Mitglieder. So wurde früh deutlich, dass KI unterschiedliche Bereiche betrifft und es genau deshalb eine gemeinsame Wissensgrundlage und Wertebasis benötigt.
Ergebnis: Erarbeitung einer KI-Leitlinie als Kernstück unserer Beratung
Die KI-Leitlinie ist das zentrale Ergebnis unserer Beratung und damit ein wichtiger Schritt, um KI bei der EDG verantwortungsvoll und nachvollziehbar einzuführen. Die Leitlinie entstand in mehreren aufeinander aufbauenden Schritten und Workshops:
Leitlinien-Workshop 1:
1. Werte erarbeiten: In diesem Workshop wurden zunächst gemeinsam die Werte erarbeitet, welche aus Sicht der Beteiligten für den Einsatz von KI bei der EDG zentral sind. Diese wurden in einem moderierten Format mit LEGO® Serious Play® auf spielerische und interaktive Weise abgeleitet.
2. KI greifbar machen: Möglichkeiten und Herausforderungen von KI wurden anschließend anhand konkreter Anwendungsbeispiele in Kleingruppen diskutiert (z.B. LLM-Anwendungen, kamerabasierte Lösungen auf Fahrzeugen, HR-Bezüge).
3. Entwurf entwickeln: Die Workshop-Ergebnisse (KI-Werte, sowie Möglichkeiten und Herausforderungen möglicher KI-Use-Cases) wurden strukturiert durch uns zusammengeführt und bildeten die Grundlage für die KI-Leitlinie. Diese wurden im Anschluss an den Workshop in einer kleineren Runde in einen ersten Leitlinien-Entwurf überführt
Leitlinien-Workshop 2:
4. Abstimmung in großer Runde: Gemeinsam mit der Projektgruppe wurde der Leitlinien-Entwurf anschließend auf Verständlichkeit und Praxistauglichkeit überprüft.
Abschlussworkshop:
5. Transfer sichern: Im Abschlussworkshop wurden die nächsten Schritte für die Umsetzung und Weiterentwicklung der Leitlinie festgehalten.
Was sich verändert hat: Mehr Klarheit, mehr Vertrauen, bessere Zusammenarbeit
Am Ende unserer Beratung liegt der EDG mit der KI-Leitlinie heute ein konkretes Ergebnis vor: die KI-Leitlinie wurde der Geschäftsführung vorgestellt und verabschiedet – ein wichtiger Meilenstein für die künftigen Schritte mit Blick auf die Einführung von KI im Unternehmen.
Gleichzeitig hat der Beratungsprozess mehr bewirkt als ein Dokument: KI wurde gemeinsam diskutiert, der Austausch gestärkt, sodass bei der EDG ein positives und klares Bild von KI entstand. Besonders positiv wurde die Zusammenarbeit in den Workshops bewertet, insbesondere da unterschiedliche Rollen und Sichtweisen konstruktiv zusammengebracht wurden. Dadurch konnten Kommunikation und Vertrauen zwischen den beteiligten Bereichen, wie dem Betriebsrat und der IT-Abteilung, weiter gestärkt werden.
„Die frühe Einbindung des Betriebsrats und die gute Zusammenarbeit in den Workshops haben wir als sehr positiv erlebt.“
Frank Sebo (Betriebsratsvorsitzender EDG Dortmund)
Fazit und nächste Schritte
In unserem Abschlussworkshop mit der EDG wurden die nächsten konkreten Schritte mit Blick auf die Einführung von KI thematisiert. Neben der weiteren Use-Case Planung sowie der Erstellung von KI-Richtlinien, steht vor allem die Idee einer KI-Koordinationsstelle bei der EDG im Fokus. Dafür wurden und werden weitere Anforderungen und Ansätze gemeinsam erarbeitet, um das Thema KI im Unternehmen langfristig zu bündeln und voranzutreiben.
„Die Begleitung durch das Zukunftszentrum KI NRW hat dazu beigetragen, dass das Thema KI eine höhere Wichtigkeit bei der EDG erhalten hat. Das hilft dabei, Prozesse in Gang zu setzen und zu beschleunigen.“
Dennis Werkes (Organisator Abteilung Organisation und Informationstechnik)
Darüber hinaus sind ergänzende Weiterbildungsangebote durch uns angedacht, insbesondere zur Use-Case Findung (Ideenwerkstatt) und zur Kommunikation von Veränderungsprozessen in Unternehmen, um Mitarbeitende der EDG auch weiterhin gut und strukturiert mitzunehmen.
Wir freuen uns mit der EDG in Kontakt zu bleiben und sie bei den nächsten Schritten auf dem Weg zu einem verantwortungsvollen KI-Einsatz auch weiter zu unterstützen!
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