KI-Einführung und Digitalisierung: Was wirklich zählt
Die Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) und die Weiterentwicklung von Digitalisierung sind keine rein technologischen Projekte. Sie sind tiefgreifende Transformationsprozesse, die Organisation, Kultur, Strategie und vor allem die Menschen betreffen. Auf Basis eines Interviews mit Anna Koch, Change Managerin und Leiterin der Stabstelle für Digitalisierungsprojekte der BOGESTRA AG, lassen sich zentrale Erkenntnisse ableiten, die auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) relevant sind – denn laut Anna Koch ist erfolgreiche Transformation in erster Linie eine Frage von Haltung, Organisationsverständnis und strategischer Herangehensweise.
Ein zentraler Ausgangspunkt liegt in der Perspektive der handelnden Personen. Anna Koch bringt ihre Expertise nicht aus der IT, sondern aus der Arbeit mit Menschen in Veränderungssituationen mit. Ihre berufliche Erfahrung ist geprägt von der Begleitung von Menschen in Umbruchsituationen – etwa bei beruflicher Neuorientierung aus gesundheitlichen Gründen. Diese Erfahrung beeinflusst ihren Ansatz bis heute. Digitalisierung wird von ihr nicht als Selbstzweck verstanden, sondern als Prozess, der tief in Arbeitsrealitäten eingreift. Wer Veränderungen gestaltet, muss verstehen, wie Menschen auf Unsicherheit reagieren, wie sie Motivation entwickeln und welche Rahmenbedingungen sie benötigen, um sich auf Neues einzulassen.
Haltung: Der entscheidende Erfolgsfaktor
Damit verbunden ist eine klare Haltung im Umgang mit Veränderung. Im Zentrum steht bei Anna Koch das Zuhören. Anstatt neue Technologien oder KI-Anwendungen von oben zu verordnen, wird zunächst ermittelt, welche Bedürfnisse, Erwartungen und auch Vorbehalte im Unternehmen vorhanden sind. Veränderung wird dabei bewusst niedrigschwellig gestaltet. Anstelle großer, parallel laufender Initiativen wird mit kleinen, überschaubaren Schritten gearbeitet. Diese Vorgehensweise reduziert Komplexität und schafft erste Erfolgserlebnisse. Widerstände werden nicht als Hindernis interpretiert, sondern als normaler Bestandteil jedes Transformationsprozesses. Entscheidend ist, diese ernst zu nehmen, Veränderung in nachvollziehbare Etappen zu strukturieren und als Führungsteam geeignete Rahmenbedingungen zu schaffen, so dass sich Veränderung entwickeln kann. Gerade für KMU ist das ein entscheidender Punkt, denn technologische Lösungen sind verfügbar, aber ihre Wirkung entfalten sie erst dann, wenn sie von den Mitarbeitenden getragen werden.
Erfolgreiche Haltung heißt: Zuhören statt verordnen, niedrigschwellig einsteigen, mit Widerständen umgehen können und Räume für Zusammenarbeit zu schaffen
Organisation: Dezentral statt Flaschenhals
Ein häufig unterschätzter Erfolgsfaktor ist die organisatorische Verankerung von Digitalisierung.
➀ Keine Zentralisierung: Die Stabstelle versteht sich nicht als operative Einheit, die alle Projekte steuert, sondern als koordinierende Instanz.
➁ Fachbereiche in der Verantwortung: Die Umsetzung von KI- und Digitalisierungsprojekten liegt bewusst in den Fachabteilungen. Dort sitzt die notwendige Prozess- und Domänenkompetenz.
➂ Transparenz statt Kontrolle: Ein Überblick über laufende Projekte ist wichtig – aber nicht im Sinne von Kontrolle, sondern zur Identifikation von Synergien.
➃ Übertragbarkeit auf KMU: Auch wenn Ressourcen begrenzt sind, sollten KMU vermeiden, Digitalisierung bei einer einzelnen Person zu „parken“. Besser ist es, Verantwortung breit zu verteilen und Mitarbeitende aktiv einzubinden.
Strategieverständnis: Leitbild statt starre Roadmap
Ein besonders relevanter Aspekt betrifft das Strategieverständnis. Klassische, langfristig angelegte Roadmaps stoßen in dynamischen Kontexten schnell an ihre Grenzen. Stattdessen wird ein iterativer Ansatz verfolgt, der stärker an einem Leitbild orientiert ist. Dieses gibt eine übergeordnete Richtung vor, ohne konkrete Maßnahmen über Jahre hinweg festzuschreiben. Die Umsetzung erfolgt in Phasen, die regelmäßig reflektiert und angepasst werden. Veränderungen im Umfeld, neue technologische Möglichkeiten oder interne Lernprozesse können so kontinuierlich berücksichtigt werden. Für KMU liegt hierin eine große Chance: Anstelle umfangreicher Planungsprozesse genügt oft ein klares Zielbild, das flexibel weiterentwickelt wird.
Strategie heißt lernendes System oder dynamischer Prozess, der sich internen und externen Veränderungen anpassen kann.
Kulturelle Dimension: Transformation entsteht im Tun
Bei der BOGESTRA wurde bewusst darauf verzichtet, die Rolle der Stabstelle im Detail vorab zu definieren. Stattdessen hat sich die Struktur schrittweise entwickelt – entlang der vorhandenen Anforderungen und Kompetenzen.
› Rollen entwickeln sich mit der Organisation: Die Digitalisierungsverantwortlichen gestalten ihre Aufgaben aktiv mit. Es gibt keine starren Vorgaben. Diese Offenheit ermöglicht es, Rollen dynamisch anzupassen und neue Themen zu integrieren.
› Interdisziplinäre Teams: Die Kombination aus IT- und Prozesskompetenz, sowie Domänen-Wissen aus den jeweiligen Anwendungsbereichen hat sich als besonders wirksam erwiesen. Die frühzeitige Einbindung von Interessenvertretungen trägt zusätzlich zur Stabilität der Umsetzung bei.
› Wachstum entlang der Anforderungen: Strukturen und Ressourcen werden schrittweise erweitert und orientieren sich am tatsächlichen Bedarf.
Perfekte Organisationsdesigns im Vorfeld sind weder notwendig noch realistisch.
Erkundungsprojekte: Der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung
Ein zentrales Instrument zur Umsetzung sind sogenannte Erkundungsprojekte. Sie folgen einer klaren Logik: Ausgangspunkt ist nicht die Technologie, sondern ein konkretes Problem im Arbeitsprozess. Unterschiedliche Bereiche arbeiten gemeinsam daran, dieses Problem zu verstehen und mögliche Lösungsansätze zu entwickeln. Erst im nächsten Schritt wird geprüft, ob und in welcher Form eine digitale oder KI-basierte Lösung sinnvoll ist. Dieser Ansatz hat mehrere Vorteile. Er schafft ein gemeinsames Problemverständnis, erhöht die Qualität der Entscheidungen und stärkt die Akzeptanz in den betroffenen Bereichen.
Am Ende steht eine fundierte Entscheidung:
- Ist eine digitale Lösung sinnvoll?
- Welche Auswirkungen hat sie auf Prozesse und Mitarbeitende?
- Ist sie wirtschaftlich tragfähig?
Für KMU ist dieses Vorgehen besonders geeignet, da es mit überschaubarem Aufwand umgesetzt werden kann. Kleine, interdisziplinäre Teams können schnell relevante Erkenntnisse gewinnen und vermeiden gleichzeitig Fehlinvestitionen in ungeeignete Technologien.
Entscheidend ist, dass Mitarbeitende frühzeitig einbezogen werden und aktiv an der Gestaltung mitwirken.
Zukunftsperspektive: Skalierung mit Augenmaß
Mit Blick auf die Zukunft wird Digitalisierung von Anna Koch als wachsender Prozess verstanden. Strukturen und Ressourcen werden schrittweise erweitert, orientiert am tatsächlichen Bedarf. Gleichzeitig bleibt der Fokus klar auf einer mitarbeiterzentrierten Gestaltung. Technologie wird nicht in den Mittelpunkt gestellt, sondern als Werkzeug verstanden, um Arbeit sinnvoll zu unterstützen.
Fazit: Erfolgreiche KI-Einführung ist vor allem Organisationsentwicklung
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass erfolgreiche KI-Einführung weit über die Auswahl geeigneter Tools hinausgeht. Sie erfordert ein tiefes Verständnis für organisationale Dynamiken, eine adaptive Strategie und eine klare Ausrichtung auf die Menschen im Unternehmen. Die zentralen Erkenntnisse hier zusammengefasst:
- Haltung schlägt Technologie: Ohne eine beteiligungsorientierte, offene Haltung scheitert jede KI-Initiative.
- Strategie muss adaptiv sein: Starre Roadmaps sind ungeeignet für dynamische Transformationsprozesse.
- Organisation entscheidet über Erfolg: Dezentrale Verantwortung und klare Koordination sind entscheidend.
- Menschen stehen im Mittelpunkt: Partizipation und Verständnis für individuelle Bedürfnisse sind zentrale Erfolgsfaktoren.
- Lernen im Prozess: Transformation ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein kontinuierlicher Lernprozess.
Für KMU bedeutet das: Der Einstieg in KI und Digitalisierung ist weniger eine Frage der Ressourcen als der richtigen Herangehensweise. Wer klein anfängt, die Menschen einbindet und bereit ist zu lernen, schafft die Grundlage für nachhaltigen Erfolg.
Wir danken Anna Koch für den spannenden Einblick in ihre Arbeit.
Zurück
Newsletter Anmeldung
Ansprechpartner:in
