Wie können gerade kleinere Unternehmen ihre Prozesse sinnvoll digitalisieren, was ist machbar und spart Zeit und Kosten? Mit diesen Fragestellungen hat sich der Kosmetikverband ICADA beschäftigt, nachdem er durch einen Vortrag des Zukunftszentrums KI NRW auf mögliche Verbesserungspotenziale durch Digitalisierung und KI-Lösungen aufmerksam gemacht wurde. 

Ausgangssituation

Der seit 2009 existierende Kosmetikverband ICADA aus Düsseldorf bietet mit seinen 3 Festangestellten und einigen zusätzlichen Fachberater:innen aus den Bereichen Chemie und Marketing seinen Mitgliedsunternehmen, die im Kern kleine Naturkosmetik Unternehmen sind, eine Zertifizierung für die Rohstoffe in ihren Produkten an. Dabei baut die Firma seit Jahren einen eigenen ICADA Standard als Lable auf, der sich im Segment der Naturkosmetik bei den Konsumenten mittlerweile auch etabliert hat.

Problemstellung und Lösungsansatz

Zunehmend aufwändige Prüfverfahren in Bezug auf Rohstoffe und Inhaltsstoffe von Kosmetik-Produkten erschweren die Zertifizierung. Die Prüfverfahren werden in der Regel von Zertifizierungsstellen durchgeführt, die dem vom Gesetzgeber und von ICADA geforderten Standard nur mit zunehmendem Aufwand und steigenden Kosten gerecht werden können. Zudem sollen vermehrt Naturkosmetikprodukte kleiner Hersteller zertifiziert werden, die bedingt durch die kleine Absatzmarge, eine Verteuerung der Prüfverfahren nicht finanzieren können.

„Das ist sehr, sehr aufwendig und sehr teuer, gerade für ein kleines mittelständisches übernehmen, das von einem Produkt nicht so viel umsetzt und vielleicht für eine Produktlinie schon mal 10% des gesamten Umsatzes bezahlen müsste.“ 

Yves Strauch, Geschäftsführer Kosmetikverband ICADA 

ICADA beabsichtigte daher das Projekt einer Rohstoffdatenbank zu starten, d.h. eine Plattform aufzubauen, die übergreifend vernetzt ist (ICADA-Experten, Zertifizierungsstellen), Hersteller, Rohstoff und INCI archiviert und im Rahmen neuer Gesetzgebungen oder geänderter Inhaltsstoffe schnell und leicht aktualisiert werden kann und darüber hinaus eine einfachere Prüfung ermöglicht. Das bisherige Prüfverfahren durch die Zertifizierungsstellen soll deutlich vereinfacht und beschleunigt werden. Eine Möglichkeit, die sich mit dieser digitalen Rohstoffdatenbank eröffnen würde, bestünde darin, Unternehmen eine vorgelagerte Selbstprüfung zu ermöglichen – um bereits im Vorfeld einschätzen zu können, ob sich die Beauftragung einer Lizenzprüfung überhaupt lohnt. 

„Wir müssen sehen, dass wir einen solchen Zertifizierungsprozess möglichst schlank gestalten können, und da kam die Idee einer Rohstoffbörse.“ 

Yves Strauch, Geschäftsführer Kosmetikverband ICADA

Dr. Sylke Lützenkirchen vom Zukunftszentrum KI NRW beim Einstiegsvortrag

Zusammenarbeit mit dem Zukunftszentrum 

Der erste Kontakt zum Zukunftszentrum KI NRW war eine Veranstaltung im Dezember 2020, auf der der Kosmetikverband ICADA seine Mitgliedsfirmen durch einen Vortrag einer Mitarbeiterin des Zukunftszentrums inspirierte, sich künftig stärker mit künstlicher Intelligenz zu befassen.

„Wir sind davon ausgegangen, dass gerade für KMU’s es sehr, sehr interessant ist, sich jetzt schon mit künstlicher Intelligenz zu befassen und haben daraufhin beschlossen, es als ICADA selbst nutzen zu wollen.“ 

Yves Strauch, Geschäftsführer Kosmetikverband ICADA

Die anschließende Arbeit des Zukunftszentrums KI NRW bestand in einer Analyse des bisherigen Zertifizierungsprozesses, einer Identifikation der für die Prüfverfahren wichtigen Kategorien und Parameter und in einer automatisierten Verbindung der einzelnen Kategorien. Das gesammelte Wissen fließt anschließend in eine Anwendung ein, welche als Plattform die drei beteiligten (ICADA als Zertifikatsgeber, Prüflabore als prüfende Instanz der Kriterien, und den Kunden) miteinander verbindet und so den Austausch vereinfachen und den Prozess beschleunigen soll. Ziel war es die Daten für eine Zertifizierung so vorzuhalten, dass alle Rohstoffe, die in ein zu zertifizierendes Produkt einfließen, mit wenigen Klicks in einer Liste gesammelt und ausgewertet werden. Am Ende stellt eine Ampelfunktion direkt dar, ob das Produkt alle nötigen Kriterien einer positiven Zertifizierung erfüllt, oder welche aktuell genutzten Rohstoffe eine Zertifizierung verhindern. 

„Also im Grunde genommen gibt man seine Rohstoffe dort ein und bekommt genau die Aussage, ja das ist Bio oder das ist Naturkosmetik.“ 

Yves Strauch, Geschäftsführer Kosmetikverband ICADA

Dummy zur Visualisierung der Prüfplattform

Die einfache Nutzung steht im Vordergrund, darum wurde der Aufbau der Datenbank insoweit vereinfacht, dass bestehende digitale Quellen simpel miteinfließen können. Des Weiteren wurden mehrere Nutzertests mit den Zertifizierern und Rohstoffexperten durchgeführt und ein Prototyp (Dummy) der Plattform gebaut und iterativ konkretisiert, um die Anforderungen der Beteiligten übereinander zu bringen und jeden in der Durchführung der Aufgaben auf der Plattform optimal zu unterstützen. Im letzten Schritt begleitet das Zukunftszentrum ICADA bei der Erstellung eines umfangreichen Lastenheftes und der Auswahl eines Umsetzungsunternehmens. 

„Mit Hilfe dieses Lastenhefts und dieses Dummies konnten wir dann zu einer Agentur gehen – beziehungsweise wir konnten unterschiedliche Angebote einholen.“ 

Yves Strauch, Geschäftsführer Kosmetikverband ICADA 

Wir freuen uns über die gelungene Zusammenarbeit und sind gespannt, wie sich der Kosmetikverband ICADA und seine Mitgliedsfirmen auf ihrem Weg in die Digitalisierung und der schrittweisen Einführung von KI-Systemen weiterentwickelt!