Kommunikation in Veränderungsprozessen: Der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung von Digitalisierung und KI

Veränderungsprozesse sind in der heutigen Arbeitswelt ein ständiger Begleiter geworden. Während die technische Implementierung in Unternehmen häufig im Fokus steht, wird leider oft übersehen, dass der Erfolg solcher Einführungsprozesse maßgeblich von der Art und Weise abhängt, wie sie kommuniziert und von den Beschäftigten wahrgenommen werden.

Viele Veränderungsprojekte scheitern nicht an technischen Hürden, sondern an mangelhafter Kommunikation und fehlender Einbindung der Beschäftigten. Eine klare, transparente und kontinuierliche Kommunikation kann entscheidend sein, um die Vision, die Ziele und die Notwendigkeit der Veränderung zu vermitteln. In diesem Beitrag beleuchten wir, welche Aspekte zur Kommunikation von Veränderungen sowie zum Umgang mit den Emotionen und Bedürfnissen der Beschäftigten Berücksichtigung finden sollten.

Kommunikationsstrategien für nachhaltigen Wandel

Eine durchdachte Kommunikationsstrategie ist das Fundament eines erfolgreichen Veränderungsprozesses. Unterschiedliche Kommunikationskanäle und -methoden sollten genutzt werden, um alle Mitarbeitenden zu erreichen. Hierbei könnten neben den klassischen Kanälen auch Apps, KI-Erklär-Avatare (auch in unterschiedlichen Landessprachen) oder KI-gestütztes Storytelling (Beispiel siehe Bild) genutzt werden. Veränderungen werden von Beschäftigten unterschiedlich schnell wahrgenommen und verarbeitet. Daher ist eine flexible, auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasste Kommunikation förderlich. Workshops, regelmäßige Meetings und offene Foren können dazu beitragen, Unsicherheiten abzubauen und Fragen zeitnah zu klären.

Empowerment als entscheidender Erfolgsfaktor

Ein zentrales Element erfolgreicher Veränderungsprozesse ist das Empowerment der Mitarbeitenden. Das Konzept des psychologischen Empowerments, wie es von Spreitzer (1995) definiert wurde, umfasst vier zentrale Dimensionen: Bedeutung, Kompetenz, Selbstbestimmung und Einfluss. Diese Dimensionen spielen eine entscheidende Rolle, um Mitarbeitende in Veränderungsprozessen zu unterstützen. Daneben nimmt auch Banduras (1977) Konzept der Selbstwirksamkeit eine wichtige Rolle ein, das das Vertrauen der Mitarbeitenden in ihre eigene Fähigkeit betont, Veränderungen erfolgreich zu bewältigen. Sie sind oft diejenigen, die die Arbeitsabläufe am besten kennen und daher wertvolle Einblicke in die Anforderungen und Feinheiten eines neuen Systems liefern können und sollten.

Technology Acceptance Model (TAM) und seine Bedeutung

Das Technology Acceptance Model (TAM) von Davis (1989) bietet ein Rahmenwerk, um zu verstehen, wie Mitarbeitende neue Technologien annehmen. Laut TAM hängen die Akzeptanz und Nutzung einer Technologie von zwei Hauptfaktoren ab: der wahrgenommenen Nützlichkeit (Perceived Usefulness) und der wahrgenommenen Benutzerfreundlichkeit (Perceived Ease of Use). Eine effektive Kommunikation sollte daher nicht nur die Vorteile der neuen Technologie hervorheben, sondern auch sicherstellen, dass Mitarbeitende deren Handhabung als einfach und unterstützend erleben. Schulungsangebote für Beschäftigte können diesen Prozess frühzeitig unterstützen.

Motivation und Umgang mit Widerständen

Change-Kommunikation ist vor allem ein sozialer Prozess. Die Bedürfnisse, Bedenken und Emotionen der Beschäftigten müssen ernst genommen werden. Veränderungen stoßen häufig auf Widerstand, insbesondere wenn sie als Bedrohung für den bestehenden Status quo wahrgenommen werden. Sätze wie „Das haben wir immer schon so gemacht“ spiegeln oft tief verwurzelte Bedürfnisse und Ängste wider, die in solchen Situationen zum Ausdruck kommen. Widerstände in Veränderungsprozessen sind ein natürlicher und oft unvermeidlicher Bestandteil, der jedoch auch als Chance zur Reflexion und Verbesserung gesehen werden kann. Unternehmen sollten daher gezielte Strategien entwickeln, um die Motivation der Belegschaft zu stärken, Widerstände frühzeitig zu erkennen und diese konstruktiv in den Veränderungsprozess einzubinden.

Fazit: Kommunikation und Empowerment Hand in Hand

Kommunikation ist essenziell für den Erfolg von Veränderungsprozessen, insbesondere bei der Einführung von Digitalisierung und KI im Unternehmen. Eine transparente, menschenzentrierte und partizipative Kommunikationsstrategie, die die Bedürfnisse und Emotionen der Beschäftigten in den Mittelpunkt stellt, ist entscheidend, um Veränderungen erfolgreich zu meistern. Indem Unternehmen das Fachwissen und die Erfahrungen ihrer Mitarbeitenden nutzen und diese frühzeitig in den Veränderungsprozess einbeziehen, kann eine kooperative Arbeitsumgebung geschaffen werden, die den Wandel nachhaltig und erfolgreich gestaltet.

Unsere Unterstützungsangebote für diese Veränderungsprozesse im Zukunftszentrum KI NRW sind umfassend und bieten unter anderem Kommunikationsworkshops, KI-Einführungsworkshops, Workshopreihen zur Erarbeitung von KI-Leitlinien als Basis der KI-Unternehmensstrategie sowie Innovations- und Zukunftswerkstätten zur kreativen Ideenfindung.

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Quellen:

Spreitzer, G. M. (1995). Psychological empowerment in the workplace: Dimensions, measurement, and validation. Academy of Management Journal, 38(5), 1442-1465. DOI: 10.2307/256865

Bandura, A. (1977). Self-efficacy: Toward a unifying theory of behavioral change. Psychological Review, 84(2), 191-215. DOI: 10.1037/0033-295X.84.2.191

Davis, F. D. (1989). Perceived usefulness, perceived ease of use, and user acceptance of information technology. MIS Quarterly, 13(3), 319-340. DOI: 10.2307/249008