Alle Mitarbeitenden in die Digitale Transformation einbinden – geht das überhaupt? Die Stadtwerke Herne haben es geschafft!  
Wie können alle Mitarbeitenden eines Unternehmens abteilungsübergreifend am Ausbau von Digitalisierung und Einführung von KI beteiligt werden und wertvolle Insights zur Ausrichtung der digitalen Transformation leisten?  

Seit mehr als 120 Jahren versorgen die Stadtwerke Herne ihre Kunden zuverlässig mit Energie. Aus einem traditionsreichen Unternehmen ist ein moderner Energiedienstleister geworden – immer auf der Suche nach neuen Wegen in der Energieversorgung und Energiegewinnung – zum Wohle von Kunden und Umwelt.  

Herausforderungen und Beratungsbedarfe

Wie die meisten Stadtwerke müssen sich auch die Stadtwerke Herne zukünftig auf starke Fachkräfteengpässe einstellen. Dieser Entwicklung versuchen sie unter anderem durch den Ausbau von Digitalisierung und den zunehmenden Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) entgegenzuwirken. 

Die Arbeit der Stadtwerke ist geprägt von einem großen Verwaltungsaufwand, einem hohen Aufkommen von Kundenfragen, permanenter Datenerhebung und aufwändigen Prüfverfahren. Zudem muss eine sichere Energieversorgung und ein wettbewerbsfähiges Preisniveau gewährleistet werden. Darüber hinaus zeichnen sich die Stadtwerke Herne durch vielfältige bürgernahe Aufgaben und eine stark diverse Unternehmensstruktur aus. Daraus resultiert ein sehr individueller und heterogener Zugang verschiedenster Abteilungen zu neuen Technologien.  

Das Unternehmen suchte daher einen unternehmensweiten Ansatz für eine Gesamtstrategie zur Digitalisierung und KI. Genau hier setzte das Zukunftszentrum KI NRW an, das diesen Prozess mit mehreren Angeboten begleitete. Im Folgenden werden die verschiedenen Elemente des entwickelten Prozesses, der speziell für die Stadtwerke Herne konzipiert wurde, vorgestellt. 

„Die Zusammenarbeit mit dem Zukunftszentrum KI NRW war für uns sehr bereichernd und im persönlichen Austausch immer sehr angenehm.“ 

Holger Hansmeyer (Leiter IT & Digitalisierung – CIO & CDO) 

Strategische Unterstützung durch das Zukunftszentrum KI NRW 

Die Zusammenarbeit war geprägt durch eine Vielzahl an Aktivitäten die alle darauf abzielten die KI- und Digitalisierungsstrategieentwicklung der Stadtwerke zu unterstützen.

• Einleitungs-Workshop  

Einleitend wurde mit dem KI Center of Excellence ein Workshop zu verschiedenen abteilungsübergreifenden Austausch- und Lenkungsformaten durchgeführt. Als Ergebnis sollte das Circle-Format bei den Stadtwerken eingeführt werden. 

• Einstieg in die Einführung eines KI-Circle 

Der Einstieg in die KI-Circle-Arbeit startete mit einer grundlegenden Einführung in die Funktionsprinzipien und Anwendungsfelder von KI. Im Anschluss wurde eine ca. 20-köpfige Gruppe (als Repräsentant:innen und Multiplikator:innen aller Abteilungen) in die Theorie der Circle-Arbeit incl. Gelingens- und Rahmenbedingung eingeführt.  

Workshopergebnis zur Rahmengestaltung des KI-Circle der Stadtwerke Herne 

Um die Multiplikator:innen Rolle der Teilnehmenden zu definieren, wurden Erwartungen und Bedarfe durch sogenannte „Persona“-Entwicklungen herausgearbeitet und zusammengetragen. Als Persona gelten dabei erdachte Abbildungen eines typischen Nutzers. Abschließend wurden eigene Rahmen- und Gelingensbedingungen erarbeitet und das Konzept des KI-Circle-Stadtwerke Herne festgeschrieben. 

Circle-Team in der Findungs-Phase

„Das Zukunftszentrum KI NRW hat uns darin unterstützt alle Bereiche des Unternehmens übergreifend zu bündeln und eine neue Austauschform im Unternehmen zu etablieren. Mit dem KI-Circle konnten wir bereits sieben für uns sehr wichtige Projekte weiter vorantreiben.“ 

Holger Hansmeyer (Leiter IT & Digitalisierung – CIO & CDO) 

• KI-Tag für alle Mitarbeitenden 

Das Zukunftszentrum KI NRW begleitete und beriet das KI Center of Excellence  darüber hinaus bei der Ausgestaltung eines KI-Tages. Der KI-Tag richtete sich an alle Mitarbeitende des Unternehmens. Durch die angebotenen Vorträge und Workshops wurden möglichst viele Mitarbeitende über zukünftige Themen informiert sowie eigeninitiativ und partizipativ in die Erarbeitung von Digitalisierungspotentialen und KI-Anwendungs-Ideen einbezogen. 

Ulrich Koch, Vorstandsvorsitzender und Unternehmensleiter der Stadtwerke Herne auf dem KI-Tag im Foyer des Hauptgebäudes 

• Bedarfserhebung 

Gleichfalls wurden am KI-Tag von Seiten des Zukunftszentrums KI NRW halbstandardisierte Interviews mit Vertreterinnen und Vertretern aller Abteilungen geführt. Ziel war es herauszufinden, wo der Einsatz von KI für das Unternehmen und die unterschiedlichen Arbeitsplätze sinnvoll sein könnte und wo seitens der Belegschaft ein hoher Bedarf und Nutzen besteht. Bei der anschließenden Auswertung wurden die Ideen aller Abteilungen eruiert und in einem Bericht kondensiert. Im Ergebnis wurden die Themenfelder durch das Zukunftszentrum KI NRW an das KI Center of Excellence weitergegeben. 

Auf dieser Grundlage konnte der KI-Circle sieben Anwendungsbereiche festlegen, die in den Abteilungen mit Hilfe interner und externer Unterstützung umgesetzt werden. Der durch das Zukunftszentrum KI NRW eingeführte KI-Circle wird auch zukünftig die Abteilungen bei der Realisation und Ausgestaltung begleiten. 

Darüber hinaus wird es eine übergeordnete Aufgabe des KI Center of Excellence sein, eine unternehmensübergreifende Richtlinie zum Einsatz von KI im Unternehmen zu erarbeiten. Dies war der Wunsch vieler Mitarbeitender, um allen mehr Sicherheit im Umgang mit innovativen und neuen Technologien zu ermöglichen. 

„Der KI-Circle ist für uns als Unternehmen eine Austauschplattform über unterschiedliche Herausforderungen von KI-Projekten und schafft Synergien zwischen den Abteilungen. Durch diesen Austausch können wir die für unser Unternehmen spezifischen und relevanten Projekte gezielt angehen.“ 

Holger Hansmeyer (Leiter IT & Digitalisierung – CIO & CDO) 

Fazit 

Das Format des KI-Circles hat sich als gutes Austauschformat erwiesen, um im Unternehmen Informationen zu aktuellen und innovativen Trends auszutauschen und abteilungsübergreifend die digitale Entwicklung im Unternehmen zu steuern. Somit konnte das Unternehmen mit Hilfe des Zukunftszentrums KI NRW eine Struktur aufbauen, die es befähigt, selbst Antworten auf die fortlaufenden Herausforderungen zu finden, die im Kontext von Digitalisierung und KI auftreten. Das Zukunftszentrum KI NRW ist überzeugt, dass den Stadtwerken Herne durch diese abteilungsübergreifende Austauschform ein effizienter Ausbau von Digitalisierung und ein zielgerichteter Einstieg in KI gelingen wird, durch den sie möglicherweise auch den anstehenden Fachkräfteengpass überwinden können und stehen zu Begleitung künftiger Projekte weiterhin zur Verfügung.